基于“雙一流”建設的高校檔案工作優化若干思考

作者:未知

  摘  要:“雙一流”建設的廣泛推進促成了高校的發展自省與覺醒,“雙一流”建設指導下的高校發展內驅力重塑離不開強有力的高校檔案資源作支持。本文從高校檔案主體定位入手,分析論證了高校檔案工作優化的前提與內容,由此,結合實際提出了高校檔案優化的若干思考。
  關鍵詞:“雙一流”建設;高校檔案;檔案優化
  Abstract: The self-evaluation and arousal which should be highlighted in the process of university advance could be aroused under the widely spread of the “Double First-rate” construction, thus, the rebuilt of the core incentive of university advance won’t be successful without the support from the university archival resources. The paper proceeds with orientation of university Archives, analyzing and describing the preface and content of university Archives optimization, from this, several reasonable advice for university archival resources optimization were proposed in accordance with the reality.
  Keywords: “Double First-rate” construction; university Archives; archival optimization
  1 優化背景
  2015年10月24日,國務院印發《統籌推進世界一流大學和一流學科建設總體方案》,圍繞“中國特色,世界一流”的核心要求,從建設、改革兩方面共安排了10項重點任務[1]。
  近年來,高校檔案研究在信息化、數字資源服務、校園文化建設、大檔案等方向逐步擴展[2]。倪麗娟在《信息化背景下高校檔案服務策略研究》一文中提出,高校改革背景下,高校檔案信息服務工作應當實現根本性轉變,從選擇適宜的信息策略出發,通過構建高校檔案信息服務評價體系來推動高校檔案信息服務發揮作用[3];劉曉明在《在高校檔案整理工作中如何靈活運用來源原則》一文中認為,高校檔案工作的發展亟待與時俱進,鑒于高校檔案內容豐富,應當靈活運用“新來源觀”思想指導工作[4];徐欣在《整合高校檔案資源實行“大檔案”管理研究》一文中強調,充分對高校檔案資源進行整合,以“大檔案”觀對高校檔案資源進行管理是一條適合工作發展的創新之路[5];曹勤民在《從“獨享”走向“共享”——論高校檔案信息資源社會價值的實現路徑》一文中指出,高校檔案信息資源中有大量能夠引起社會共鳴并滿足民眾需求的內容,檔案社會價值的實現應該從觀念、手段等方面實現共享[6]。此外,圍繞高校教學、科研、校園文化建設等方向的高校檔案研究也一直是學界關注的熱點。馬玉杰在《本科教學評估與高校檔案管理工作研究》一文中提出,鑒于高校檔案在本科教學評估中起著重要的憑證依據作用,高校應當從制度、管理與意識等維度全方位地提高高校檔案管理水平,使之在評估中發揮更好作用[7]。
  高校“雙一流”建設離不開強有力的信息服務作為支持,而圍繞于此的最新研究也可視為前序研究積累基礎之上的合理整合。如趙愛國、樊樹娟在《一流大學建設視域下高校檔案工作的定位與功能淺探》中強調,高校檔案工作不僅是高校治理體系中的基礎性業務,更是支持“雙一流”建設不可或缺的組成部分。如何精準定位,創新工作思路,做好服務,是高校檔案工作改革的重心[8]。
  然而,實際工作中的高校檔案參與高校建設步伐卻未能同步。優化檔案工作的固有模式,以此帶動對館藏檔案信息資源的開發,更好地服務于高校“雙一流”建設的各項具體工作目標,是高校檔案工作持續良性發展的重要選擇。
  2 主體定位與優化目標
  高校檔案是高校發展的歷史記錄,是國家檔案事業重要組成部分[9]。自20世紀80年代以來,教育部在關于高校檔案管理辦法的系列文件中,對高校檔案館定位均做出過必要的升級,但高校檔案工作在現實中仍然無法破除來自自身資源建設、服務方式、思想觀念以及外部不了解、不重視、資金投入不足等各種因素的制約與局限[10]。筆者認為,值此高校“雙一流”建設發展的大好時機,作為擁有高校檔案工作職能管理與永久保存及提供檔案信息服務雙重身份于一身的高校檔案館不應置身事外,而應積極優化定位高校檔案工作角色并主動融入高校“雙一流”發展戰略體系中。高校檔案在實施升級后,還需進行服務“雙一流”建設目標的優化。
  2.1 主體定位。高校檔案蘊含著反映高校發展歷程的過往點滴,具有原始性、真實性、客觀性、多樣性、生動性、記憶性、文化性等特點[11],是高校建設“雙一流”過程中“摸家底、樹定位、思進取”最全面系統的信息資源。
  高校檔案工作常常處于普通民眾認同感太弱和自身生存意識不足的雙重尷尬境地。高校的“雙一流”建設對于檔案資源建設、檔案館發展、檔案工作升級等是機遇更是挑戰。在面對這樣一個重要的歷史時刻之際,筆者認為,優化高校檔案工作的前提在于確定其合理的定位。
  2.1.1 高校檔案定位。來源原則產生之初基于微觀視角以樹立同一來源的檔案不可分散,不同來源的檔案不得混淆的理論共識,伴隨著信息技術后保管時代下檔案事業發展所屬,升級后的“新來源觀”倡導來源不應再囿于文檔形成機關,還應包括形成目的、形成活動、過程、處理程序等更加寬泛的內容。   基于此,筆者認為,滿足高校“雙一流”建設信息需求且能夠主動融入新時代高校改革戰略的檔案應當堅持“新來源觀”思想作為優化定位的指導思路。一方面,以載有高校內部各業務部門的工作記錄為內涵式憑證與依據;另一方面,以反映高校校園文化、當地高等教育事業發展歷程以及社會名人生平等方面的文獻史料為外延式見證與參考。
  2.1.2 高校檔案館定位。高校檔案館以校長辦公室下設的檔案室發展起來的情況居多,早期的檔案室更類似于文件保管的倉庫,原則上不對外服務,僅提供檔案備查業務以資學校內部工作。直到1989年,具備成立條件的高校檔案館才被《普通高等學校檔案管理辦法》定位為事業單位檔案館,并規定其中的檔案應向高校及全社會開放[12]。2008年,《高等學校檔案管理辦法》規定,高校檔案館應當按照國家有關規定公布檔案。[13]近年來,高校智力成果服務于地方各項事業發展的訴求也日益強烈。鑒于高校檔案館當前具備的高校內部機構與科學文化事業基地雙重身份,所藏教研檔案在提供高校內部使用借鑒以提速工作效率之余,應當重視高校檔案館作為我國檔案事業組成部分,可與全國各地檔案事業機構共同一道,盡可能實現高校檔案資源面向更廣闊的社會用戶開放利用。
  2.1.3 高校檔案工作定位。隨著信息化建設的加快,以傳統著錄檢索為查找信息主要方式的高校檔案館也大多購置了自成一體的檔案管理系統,檢全率和檢準率有了提高。然而,“雙一流”建設背景下的高校檔案服務不僅止于查找這一個環節,卻需要貫穿于、主動融入于“雙一流”建設各項信息服務工作的始終。因此,需要通過協調促進高校檔案治理與服務于一體,確立高校檔案工作服務于高校建設,并通過服務于高校建設造福于人民群眾和服務于地方社會事業發展這種辯證統一的定位,切實實現高校檔案第一價值與第二價值雙統一。
  2.2 優化目標
  2.2.1 優化目標的前提。首先,轉變工作模式是確保高校檔案優化的基石。高校檔案工作在遵循守護實體檔案為重的工作方針之下,需要跨越初級層次的開發階段,深入探究館藏檔案資源的潛在功能以及摸索館藏檔案信息與外界的聯系與增值空間。
  其次,提高服務意識是實現高校檔案優化的條件。高校檔案工作人員的工作從“走出去”到“請進來”轉變的實現,服務意識在其中扮演著至關重要的角色。愿意破除封閉的氛圍,主動與外界形成互動與交流,才能徹底改變所處的被動與孤立局面。
  最后,重視用戶文化需求是達成高校檔案優化的關鍵。相比站在工作人員角度進行高校檔案優化較為盲從,而面向受眾研究高校建設與發展需求的開發模式更具有清晰的指向性與針對性。高校檔案館面向的受眾不同于綜合檔案館,更需要結合高校自身發展以及其與外界交織的社會關系等實際需求以研究最適合的“產品”,鎖定最佳的開發模式以實現高校檔案優化與高校建設需求的精準對接。
  2.2.2 優化目標的內容。高校“雙一流”建設是一項立體任務,注重內涵與外延的齊抓共贏。建設的過程是內涵與外延的辯證統一,而高校建設中的信息需求與高校檔案優化后的信息供給正是這整個辯證統一體系中的一部分。高校“雙一流”建設中的文化精神需要從高校檔案優化中凝練而出,高校堅持特色辦學精神也有賴于從高校檔案優化中體現出來。一流高校與一流學科建設需要對存在交叉屬性的各類高校檔案信息進行優化整合,以突出重點,提煉精華,分層管理,特色扶持。
  綜上,高校檔案優化能給予高校“雙一流”發展源源不斷的智力支持。
  第一,高校檔案優化旨在服務于高校師資隊伍建設。現階段,高校檔案中與師資隊伍建設基本要求相關的內容呈分散狀收藏于諸如教師人事檔案和教學教務檔案中,粗淺未經加工提煉的信息無法滿足實際工作需求。因此,高校檔案優化后的成果可以為高校建設一流師資隊伍服務平臺提供大量信息參考。
  第二,高校檔案優化旨在服務于高校創新人才培養。圍繞激發學生思考與營造創新學習環境的核心任務,對學生的學習情況記錄以及歷年有關教學改革與創新項目申報等內容的良好案例進行系統梳理與分析;對蘊藏著學習歷程的學生檔案、反映教學改革方式與成效以及展示近年來學生創新創業項目申報與開展的教學教務檔案進行系統發掘,以促成共享信息的流動,有效助力于創新人才的孕育。
  第三,高校檔案優化旨在服務于高校科研水平提升。結合各高校實際情況,在不需要額外開支與尊重科研檔案知識產權的前提下,充分深度優化高校科研檔案,運用科研信息服務于科研工作,是提升一校科研整體水平最根本的路徑。從高校科研檔案中摘取分析得出且便于在校內進行分享的個人科研歷程分析、科研團隊歷程分析、本校科研大事記或綜述等信息,對于科研工作者認清研究方向、規劃研究步驟與目標、整合與借鑒科研方式等有非常重要的扶持意義。
  第四,高校檔案優化旨在服務于高校文化傳承。在“雙一流”建設過程中,人才競爭更加激烈,通過校園文化培育人才、激發人才、吸引人才、留住人才,是高校在人才大戰之后需要認真思考的議題。高校檔案中為數不少的內容反映的正是一所學校的歷史變遷,且這類檔案的載體形式往往多種多樣,文書檔案、實物檔案及聲像檔案都有待于進一步優化多元化的增值服務類型,以發揮高校檔案傳承學校傳統精髓文化,兼容并蓄與時俱進創造新思潮的作用。
  第五,高校檔案優化旨在服務于高校內部治理完善。高校機構設置和職能分工建制是否科學、合理,在實際工作中運行的效率如何,這些答案以記錄方式深藏于高校政務檔案中。看似流水賬般記載著行政管理信息的高校檔案被深度整理之后,將能全面地顯現出指導行政效率提升的資政功能。
  第六,高校檔案優化旨在推進高校服務于地方事業發展。高校與其他單位合作的案例、線索和資源是更高質量合作的關鍵信息,是高校取得跨越式發展的重要抓手。在整合高校各部門相關檔案資源的基礎上,以此主題深度整編所得的檔案信息,是推進高校“雙一流”建設發展不可或缺的智力資源。   3 優化策略
  3.1 優化治理策略。筆者認為,高校檔案服務水平難以提升的原因主要是工作模式固有的封閉性和工作隊伍活力不足兩個方面。
  3.1.1 高校檔案工作模式需要更新。在技術性模式創新方面,高校檔案工作應積極參與高校各項業務工作。首先,高校檔案工作重心應從聚焦實體保管轉移至注重信息開發;其次,高校檔案工作步驟,尤其是收集范圍、整理方法、分類標準以及編研手段等內容,應該從照搬傳統管理模式轉向尊重本校實際情況設置的特色項目之上;再次,高校檔案工作在高校建設中的角色應從單線程服務逐漸過渡到多線程服務,信息儲備終端固化的形象也應隨之向高校信息交換中介演變;最后,高校檔案工作應主動與高校主流中心工作相融合,在與外界合作交流中,通過宣傳檔案工作重要性、增進各界對高校檔案的認識與認同,激發高校檔案工作創新意識,獲取并掌握各界利用需求,提升高校檔案的整體水平。
  高校檔案工作應形成有效的信息流與數據鏈。高校檔案從實體保管傳統模式向信息服務新型模式轉變的關鍵,在于打通各類型、內容檔案信息以往的孤島式分布壁障。在重視高校檔案鑒定工作基礎上,精確合理地區分可供利用的高校檔案資源,通過借助語義關聯等技術將本身具有某一主題聯系按來源原則被分類于不同案卷的高校檔案信息有效整合與串聯起來,使分散禁錮于一處的信息充分流動起來,以便數據鏈能夠穿插于高校檔案信息資源中,發揮全面聯動之功效。
  結合高校檔案館藏資源建設的實際,在已有的檔案實體分類基礎上,將易于被檢索與開發的檔案提前制定好一套科學合理的邏輯分類方案,盡可能擴展高校檔案的開發價值。
  在非技術性模式創新方面,高校檔案治理優化需要從傳統工作中找出不足,破除高校檔案邊緣化處境的現狀,增強認同感。關鍵在于依靠上下關聯的檔案信息流與數據鏈,串聯高校檔案憑證性與文化性以服務于高校整體持續發展。將現階段尚未形成多向聯系的高校檔案重新進行關聯,其所需工作量不小。優化治理的實現在依賴于先進技術支持的前提下,做好非技術性優化同樣重要。在非技術性優化實施過程中,應統一優化意識,基于現有平臺進行升級,而非單純增加員工工作量的大拆大建、另起爐灶。高校檔案工作需明確分工,在高校檔案館內部各處室以及高校校內各部門之間做好協調與培訓,確保從事高校檔案工作的人員能夠各司其職。
  3.1.2 高校檔案工作隊伍需要鞏固。高校檔案工作模式更新優化,需要依靠一支專業性強的工作隊伍。高校檔案館的持續發展,已有員工是主力軍。高校檔案工作隊伍的鞏固不能忽視對于已有員工的激勵與培訓,為這個群體搭建工作平臺,做好政策支持,充分調動工作積極性與主動性。
  3.1.3 高校檔案服務評價機制需要構建。高校檔案服務將是一項長期持續的工作,其工作開展主力依賴于高校檔案館員工,從客觀實際而言,服務熱情無法僅憑情感上單純的付出與奉獻即可持續,而應該構建有效的評價機制,以此支撐這項工作長效化實施。
  筆者認為,可以通過項目形式為抓手開展各類服務與評價工作。借鑒科學研究項目申報的方式作為參考,首先在高校檔案館內部征集服務工作選題,通過組建團隊與多方論證形式確定培育項目,最終以具體的服務工作符合度與達成度等指標作為考核評價依據審核結項資質。借助此類途徑實施高校檔案服務與評價,比制定政策機械性考核員工更為人性化,也更易于接受,執行阻力相對較小。執行過程與結果不僅可確保服務多樣性,提升高校檔案在高校各項事務工作中的參與度與認同度,還能激發館內員工工作積極性與主動性,整合智力資源以強化隊伍的應變力與競爭力。
  3.2 優化服務策略
  3.2.1 高校檔案開發方式需要完善。高校檔案基于館藏信息所編纂而出的成果大多以傳統的編輯出版校史、黨史資料為主,成果形式與當今主流文化產品相比顯得過于單一。編史修志長期作為高校檔案提供社會服務的主要形式,導致檔案的受眾群體過于集中,與之相關的服務模式也難有更新。
  高校檔案開發需以用戶需求為導向。基于全校內構建而起的檔案利用意識平臺是高校檔案開發方式轉變的前提;高校檔案信息資源的全面系統開發依賴于現代化技術作為保障;高校檔案信息共享程度的高低還與另一項重要的開發方式有關,即運算。高校各部門對于檔案信息需求各異,為了避免出現需求與供給存在巨大偏差的檔案服務,則檔案信息共享前,結合各部門需求的運算必不可少。
  3.2.2 高校檔案工作范疇需要拓展。現階段,高校檔案部門自身發展的必然出路也促使館內工作人員拓展與檔案工作相關的全校檔案資源,以更多、更新、更全的檔案資源服務全校建設與發展。
  工作節點前移。檔案信息收集應遷移至高校工作的上游位置,針對高校檔案信息分散于高校各部門,依靠檔案館一己之力進行信息整合與開發的可操作性很低情況,可通過在高校各歸檔部門建設檔案專員隊伍的方式以疏通高校內部檔案信息流通的環節,打開并盤活高校檔案工作范疇的狹窄局面。
  3.3 優化協調策略
  3.3.1 高校檔案工作目的需要明確。樹立高校“雙一流”建設與發展的檔案價值意識。在高校檔案開發過程中,高校上下需樹立檔案工作價值認同。這種價值認同表現在對檔案入館前的嚴格篩選、館藏檔案定期的鑒定、檔案保管載體的選擇、現有館藏檔案服務高校建設的開發評估、具有本校特色檔案信息資源的收集等各個方面。
  3.3.2 高校檔案工作意識需要轉變。高校檔案工作的孤立存在與認同感較低的工作意識有密切關系,未能融入到高校建設整體戰略陣列和參與高校建設的功效不夠顯著、影響不足的情況并存。高校上至領導、下至普通師生不認可、不熟悉、有誤解的利用意識是導致高校檔案得不到重視、關注、利用的重要原因。
  高校檔案意識的轉變首先應在館內工作人員中推進。首先,強化危機意識有利于調動工作人員積極性,緊抓業務培養學習意識以及主動與外界合作意識有利于提升工作人員創新性從而增進業務內部驅動力與凝聚力;其次,以工作人員意識的加強帶動全校檔案信息共享意識的增強,有利于扭轉各部門信息資源孤島現象;最后,總體檔案意識的深化有助于全校范圍內檔案利用的同步與平衡,利于形成信息共享圈,整合高校各部門檔案信息資源儲備,實現全校工作的信息銜接和協同推進。
  參考文獻:
  [1]10項任務是指,5項建設任務,即建設一流師資隊伍、培養拔尖創新人才、提升科學研究水平、傳承創新優秀文化、著力推進成果轉化;5項改革任務,即加強和改進黨對高校的領導、完善內部治理結構、實現關鍵環節突破、構建社會參與機制、推進國際交流合作.
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  [11]陳晉珠.關于做好高校檔案工作的思考[J].山西大學師范學院學報(哲學社會科學版),1998(03:):93.
  (作者單位:胡瑩,云南大學歷史與檔案學院;劉大巧,云南大學檔案館   來稿日期:2019-12-26)
轉載注明來源:http://www.psfop.com/4/view-15139007.htm

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