基于智慧校園建設下的高校檔案管理機制研究

作者:未知

  摘  要:在分析智慧校園建設的基礎上,提出從高校檔案組織體系、高校檔案制度體系、高校檔案信息服務體系三個方面建立高校檔案管理機制。認為高校應根據《高校檔案管理辦法》要求建立高校檔案館,切實履行其行政職能,樹立“大檔案觀”,把高校檔案館建設成高校信息資源中心,為智慧校園建設提供智慧化的檔案信息服務,并在發展過程中實現高校檔案工作的質的飛躍。
  關鍵詞:智慧校園;高校檔案;管理機制;組織制度
  Abstract: Based on the analysis of the construction of smart campus,this paper proposes to establish an efficient Archives management mechanism from three aspects: the Archives organization system,the Archives system and the Archives information service system. It is believed that colleges and universities should set up Archives in accordance with the requirements of the Measures for the Management of Archives in Universities,fulfill their administrative functions effectively,establish the concept of "big Archives",build Archives in universities into information resource centers,so as to provide intelligent Archives information service for the construction of smart campus,and to realize the qualitative flying of Archives work in Colleges and universities in the process of development.
  Keywords: Intelligent campus; College Archives; Management mechanism; Organization system
  1 引言
  教育部2012年印發的《教育信息化十年發展規劃》中提出“以數字化校園建設為基礎的智慧校園建設是高等教育信息化建設核心任務之一”。2016年“智慧校園”被寫進全國教育信息化工作要點,智慧校園建設已經成為一種時代潮流,眾多的高校都在積極投入智慧校園的建設之中。
  在智慧校園的建設過程中作為學校信息資源中心的高校檔案館不僅為智慧校園建設提供智力支持,更是智慧校園建設的重要組成部分,同時智慧校園的建設也豐富了檔案館的館藏,使館藏資源更加多樣化。我們知道管理機制是指管理系統的結構及其運行機理,是決定管理功效的核心問題。在海量的信息面前,建立高校的檔案管理機制勢在必行。高校的檔案管理機制主要包括:高校檔案組織體系、高校檔案制度體系、高校檔案信息服務體系。
  2 健全高校檔案管理組織體系是前提
  高等學校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄,是高等學校重要的基礎性工作。健全的高校檔案工作組織體系主要包括檔案工作組織領導、檔案管理機構設置和檔案隊伍建設(本文主要關注兼職檔案員隊伍建設)等三個方面。
  2.1 建立高校檔案工作領導機構。《高等學校檔案管理辦法》(教育部27號令)第五條規定,高校檔案工作由高等學校校長領導,同時指出分管檔案工作的校領導協助校長負責檔案工作。《安徽省高等學校檔案管理實施辦法》明確指出了高等學校應當成立由校(院)長為主任委員、分管校(院)領導和相關校(院)領導為副主任委員、相關職能部門負責人為成員的學校檔案工作委員會,作為全校檔案工作的組織、協調和咨議機構。這些規定為做好高校檔案工作提供了組織保障。
  智慧校園的建設過程中,檔案工作需要投入更大的物力和人力,檔案信息平臺的建設,檔案機構的設置,檔案人員的配備,檔案工作的推動,等等,檔案作為高校的一項橫聯百業的基礎性工作沒有領導的大力支持和各部門的通力合作是很難實現長足發展的。
  2.2 設置合理的高校檔案管理機構。檔案機構設置的合理性直接影響到檔案工作的各項職責、職能、制度能否得到有效的落實。
  現在有不少高校還是檔案室,一般隸屬于學校辦公室,被作為教輔和業務部門,在電子環境下難以做到文件連續體過程的前端控制和全過程管理,以確保電子文件的真實性、完整性、可用性。檔案機構級別的低下也限定了檔案機構的人員職數,一般檔案室配備兩到三個專職人員。這些專職檔案員既要做好檔案的收集整理編目、提供利用等一系列的基礎工作,又要開展檔案各項規章制度制定和各歸檔部門的業務指導,每天忙于事務性工作,在探索檔案服務方式和開發挖掘檔案信息資源方面嚴重不足,極大地影響了檔案價值的發揮,也削弱了檔案機構的影響力。
  根據《高等學校檔案管理辦法》暨教育部令第27號文件精神,具備條件的高等學校應當設立檔案館并獨立建制,實現檔案業務、經費、人員上的獨立自主。為了提高檔案館的行政執行力,解決其管理職能弱化問題,建議學校加強檔案館的行政職能定位,增強對學校各部門的檔案工作進行業務指導、監督和檢查等管理工作力度。
  2.3 建立專兼職檔案工作隊伍。部門立卷歸檔制度是高等學校檔案管理工作的基本制度。“通過推行部門立卷歸檔制度,充分調動了各級各類檔案管理人員的工作積極性和主觀能動性,極大地提高了工作效率,科學有效地實現了能級管理。”[1]   要實現這個目標,必須建立全校范圍內的兼職檔案員工作體系和兼職檔案員工作制度,確保每個職能部門、院系配備相對穩定的有責任心的兼職檔案員,并加強對全校兼職檔案員的業務培訓,提高兼職檔案員隊伍素質,更好地協助學校專職檔案員做好本單位檔案的收集、預立卷等工作,從源頭控制歸檔質量。
  通過構建由檔案工作委員會、檔案館和各單位兼職檔案員組成的高校檔案工作三級網絡管理結構,能將檔案管理制度、方法、要求深入到高校每一項工作當中,細化到高校文件材料形成和利用的每一個環節,使檔案收集工作不留死角,實現全方位的管理格局,確保館藏資源的豐富多樣。
  3 健全高校檔案工作制度體系是保障
  《中華人民共和國檔案法》第十三條規定,各級各類檔案館,機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構,應當建立科學的管理制度,便于對檔案的利用;配置必要的設施,確保檔案的安全;采用先進技術,實現檔案管理的現代化。實現檔案的科學化、規范化管理,必須以完善的檔案管理制度為基礎,使檔案工作有章可循、有法可依。
  3.1 健全檔案工作管理制度。高校應依據《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》以及各省市制定地方規章,結合本校的檔案工作實際制定綱領性和綜合性的規章制度體系。管理制度的制定應具有一定的指導性和約束性,起到鞭策和激勵的作用,制定程序正當合法、形式規范科學,簡潔明了,便于貫徹執行和檔案工作的開展。
  3.2 健全檔案工作業務規范。筆者建議根據《高校檔案管理辦法》的11大類,結合本校實際制定每一大類的檔案工作規范,便于檔案館對學校整體檔案工作的把控。同時結合各職能部門和院系實際制定各部門的文件材料歸檔范圍和保管期限表,從源頭控制歸檔文件數量和質量,便于各單位兼職檔案員的歸檔操作。
  3.3 健全檔案工作隊伍管理制度。高校建立的檔案工作委員會、檔案館和各單位兼職檔案員組成的高校檔案工作三級網絡管理結構要充分發揮作用和影響力,每一層級必須具有明確的崗位職責。[2]
  通過建立和三級網絡崗位職責,把檔案工作滲透到學校的各個方面。同時,檔案館作為學校檔案工作的行政管理部門和業務部門應嚴格按照《高等學校檔案管理辦法》要求,把其職責細化到檔案館的各個科室及其具體工作人員。建立兼職檔案員考核制度,采取激勵措施從精神和物質上提高兼職檔案員工作的積極性。
  4 建設高校檔案信息服務體系是目標
  奈斯比特在《大趨勢》中說:“我們被信息淹沒,但是卻渴求知識。”失控和無組織的信息不再是一種資源,卻逐漸成為負擔。[3]智慧校園從基礎設施到信息系統建設以及到后來的綜合應用,產生了各種載體各種類型的信息,如何收集、管理、利用這些信息使其成為有價值的檔案信息,服務于智慧校園建設,成為擺在高校檔案管理部門面前的難題。
  4.1 把高校檔案館建設成學校信息資源中心。檔案館要積極參與智慧校園建設,樹立大檔案觀,做好頂層設計,建設智慧化的檔案信息資源平臺,使高校檔案管理系統能與其他各系統實現無縫對接,實時掌控各系統的原始數據。
  將與實體檔案對應的電子檔案、辦公系統中的公文流轉流程的業務過程數據和教務系統中學生基本信息表、成績表等數據庫數據納入檔案采集范圍。同時,將智慧校園中學校和各單位門戶網站的全站系統和后臺數據庫納入采集范圍,全方位把控檔案信息資源。[4]建立檔案安全保障系統確保信息資源全生命周期的完整性和真實性,實現數據的云端存儲與管理,把檔案館建成全校的信息資源中心。
  4.2 拓展高校檔案信息服務方式。高校檔案部門在實現“存量檔案數字化,增量檔案電子化”的基礎上,推進智慧檔案館建設,利用大數據、物聯網等技術進行檔案知識挖掘并服務于學校整體工作。
  在智慧校園環境下改變傳統的被動服務模式,以需求為導向提供有針對性的個性化信息服務。[5]
  本文是淮南師范學院校級科研項目“基于智慧校園建設下的高校檔案管理機制研究”(項目編號:2019XJYB34)的階段成果。
  參考文獻:
  [1]朱培芳.轉制高校推行部門立卷歸檔制度的實踐與體會[J].城建檔案,2017(7):100.
  [2]安小米,宋懿,張斌.國家數字檔案資源整合與服務:概念、路徑和機制[J].檔案學研究,2018 (3 ):84.
  [3]高闖.基于知識鏈接的科學技術檔案組織模式研究[J].黑龍江檔案,2018(4):104.
  [4]姚恒.從信息管理到知識管理的蛻變——智慧校園環境下檔案知識管理研究[J].圖書情報導刊,2016 ,1 (1)1:103.
  [5]連志英.基于用戶需求的個性化數字檔案信息服務模式構建[J].檔案學通訊,2013(5)5:50.
  (作者單位:淮南師范學院 來稿日期:2019-11-21)
轉載注明來源:http://www.psfop.com/4/view-15139005.htm

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